Tìm hiểu nguyên nhân thất thoát và phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

Thất thoát hàng hóa được xem là vấn đề nan giải và khó giải quyết nhất của các nhà quản lý. Bởi nhiều nguyên nhân từ khách quan đến chủ quan. Thất thoát hàng hóa để lâu dần sẽ gây nên hậu quả khó lường, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp. Vậy nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa đó là gì? Liệu có phương pháp nào giúp các nhà quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn không? Hãy cùng Mắt Thần tìm hiểu bài viết dưới đây.

1. Nguyên nhân khiến doanh nghiệp thường xuyên thất thoát hàng hóa

Để giải quyết tình trạng thất thoát hàng hóa triệt để. Đầu tiên, nhà quản lý phải hiểu được những nguyên nhân gốc rễ gây nên tình trạng này. Tù đó, lựa chọn giải pháp thích hợp. Nhằm ngăn chặn hậu quả mà tình trạng này gây nên.

Nhìn chung, thất thoát hàng hóa được chia làm 2 nhóm nguyên nhân chính: yếu tố bên ngoài và yếu tố bên trong

Thất thoát hàng hóa từ các yếu tố bên ngoài

Thất thoát hàng hóa do yếu tố bên ngoài tức chỉ nguyên nhân vấn đề đến từ một bộ phận người dùng (khách hàng) thiếu ý thức hoặc cố tình trộm cắp hàng hóa của doanh nghiệp bằng những thủ đoạn mưu mô. Một số trường hợp điển hình có thể kể đến như:

• Khách hàng trực tiếp trộm đồ từ quây kê, cửa hàng ( trường hợp này thường xảy ra với những mặt hàng nhỏ, dễ dàng bỏ vào túi hoặc áo khoác.
• Khách hàng tự ý sử dụng những mặt hàng thức ăn (có thể ăn liền) ngay tại cửa hàng mà không đến quầy thanh toán.
• Khách hàng cố tình thay đổi tem giá của sản phẩm với giá trị rẻ hơn nhắm che mắt nhân viên, khiến nhân viên đánh giá
• ....

Tuy những nguyên nhân này chủ yếu từ những thủ đoạn ranh mãnh của một số khách hàng. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng sự giám sát hời hợt của nhân viên cùng là nền tảng chính tạo điều kiện cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện những hành vi gian lận. Để khắc phục tình trạng này, nhà quản lý cần tối ưu hóa các phương pháp giám sát, cũng như training cho nhân viên những phương pháp theo dõi khách hàng sát sao hơn.

Thất thoát hàng hóa từ các yếu tố bên trong

Không chỉ với những nguyên nhân khách quan đến từ bên ngoài, thất thoát hàng hóa cũng có thể xảy ra ngay tại chính nội bộ của doanh nghiệp. Bởi sự chủ quan đến từ nhà quản lý hoặc do quy trình quản lý hàng hóa và phân quyền quản lý vẫn còn nhiều lỗ hỏng, cụ thể:

• Kiểm kê hàng hóa chưa thật sự chính xác và trung thực
• Nhầm lẫn tem giá và mã vạch, khiến các sản phẩm nhầm lẫn giá và mẫu mã với nhau
• Trưng bày các mặt hàng lộn xộn, thiếu logic khiến việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa trở nên khó khăn
• Không đảm bảo thực hiện nghiêm túc phương pháp kê khai thường xuyên khiến công tác kiểm soát khó khăn hoặc dễ thiếu hụt hàng hóa
• Nhân viên thực hiện các mánh khóa trộm cắp hàng hóa từ các chương trình khuyến mãi hoặc từ thẻ khách hàng
• Nhân viên bán hành những không khai báo công ty mà tự ý bỏ túi riêng, gây thất thoát hàng hóa nghiêm trọng.
• ....

Nhìn chung, các vấn đề thoát thoát hàng hóa từ nội bộ doanh nghiệp đa phần là bởi vì các nhà quản lý vẫn chưa tìm được các phương pháp khắc phục lỗ hổng trong vấn đề quản lý. Tạo nên những hệ lụy đáng tiếc ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp

2. Bật mí một số phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

Nhằm khắc phục các tình trạng thất thoát hàng hóa từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Dưới đây, Mắt Thần sẽ gợi ý cho bạn một số biện pháp hữu hiệu giúp hạn chế bạn loại trừ những mánh khóa gián tiếp, gây nên hững tổn thất cho doanh nghiệp.

Quản lý hàng hóa hiệu quả trước các thất thoát từ bên ngoài

Lắp đặt camera

Hiện nay, chi phí lắp đặt camera trên thị trường khá rẻ. Chỉ từ khoảng vài trăm đến vài triệu: doanh nghiệp đã có thể sở hữu một hệ thống camera giám sát toàn bộ cửa hàng

Lắp đặt camera giám sát tại các góc trong cửa hàng, đặc biệt là tại quầy thu ngân chính là phương pháp hữu hiệu giúp chủ shop có cái nhìn bao quát toàn bộ các hoạt động diễn ra trong cửa hàng, bao gồm cả hoạt động từ phía khách hàng và thái độ phục vụ của nhân viên.

Đương nhiên , nếu chỉ lắp đặt camera mà không có sự giám sát từ bộ phận quản lý thì cũng như không. Phương pháp này chỉ thực sự hiệu quả khi nhà quản lý cũng phải thường xuyên giám sát, nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác quản lý.

Tạo mã vạch cho sản phẩm

Sau khi đã dán mã vạch và tem mác cho sản phẩm thì bạn nên sử dụng thêm các loại tem dễ vỡ để tránh trường hợp khách hàng gian lận bóc tem đổi hàng. Đồng thời, phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch, vấn đề kiểm kê và quản lý hàng hóa cũng trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Ngoài dán tem mã, bạn cũng nên sử dụng thêm tem chống trộm hay khóa chống trộm để gắn trực tiếp lên những mặt hàng có giá trị cao. Cũng như lắp đặt tại các cổng chống trộm tại cửa hàng để hệ thống có thể báo động ngay khi khách hàng có ý định xấu đối với sản phẩm.

Quản lý hàng hóa hiệu quả trước các thất thoát từ nội bộ

Sắp xếp hàng hóa gọn gàng theo quy luật

Sắp xếp hàng hóa gọn gàng giúp bạn kiểm soát hàng hóa tốt hơn. Ngoài ra, hàng hóa gọn gàng giúp bạn nhanh chóng nhận thấy những mặt hàng sắp hết hoặc đã hết tại quầy và kịp thời bổ sung khi cần thiết

Để hàng hóa được sắp xếp gọn gàng, các nhà quản lý cần đề ra những tiêu chí sắp xếp hàng hóa để nhân viên đồng thời thực hiện. Ví dụ như tiêu chí về loại hàng, màu sắc, giá cả,..Việc phân loại hàng hóa cần được đảm bảo phù hợp với phong cách thiết kế cửa hàng cũng như đảm bảo đa dạng và hài hòa về màu sắc, kích cỡ,..Ccas khu vực hàng hóa cần được phân chia rõ ràng, với những mặt hàng có cùng tính chất, cùng thể loại để khách hàng dễ dàng tìm kiến. Cũng như việc quản lý hàng hóa được chính xác hơn

Chú ý kiểm soát hàng hóa theo định kỳ

Dù kinh doanh ở bất kì loại hàng nào, nếu không kiểm soát hàng hóa thường xuyên thì vấn đề thất thoát sẽ không bao giờ được giải quyết. Để việc kiểm soát được hiệu quả, nhà quản lý cần nghiên cứu và training cho nhân viên cách quản lý hàng hóa bằng các phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm tra và báo cáo thường xuyên bằng sổ sách hoặc các ứng dụng nội bộ.

Kiểm tra hàng hóa định kì không chỉ đảm bảo theo dõi chính xác lệch tồn, mà cfn giúp các nhà quản lý theo dõi số lượng mặt hàng sắp hết. Nhằm cs kế hoạch nhập hàng hay bổ sung hàng kịp thời. Ngoài ra, kiểm kê hàng thường xuyên còn cho phép nhà quản lý dễ dàng đánh giá khả năng tiêu thụ của từng loại hàng cụ thể. Nhằm lên kế hoahcj dự trù hoặc những biến đổi về mặt hàng trong tương lai.

Ứng dụng Phần mềm quản lý hàng hóa

Nếu số lượng hàng hóa tại cửa hàng quá lớn hoặc bạn sở hữu một hệ thống chi nhánh, với yêu cầu kiểm kê số lượng hàng hóa chính xác và nhanh chóng hơn. Thì các doanh nghiệp nên ứng dụng một phần mềm quản ký hàng hóa.

Điển hình như khi ứng dụng Phần mềm Quản Lý Kiểm Soát Cân Điện Tử Mắt Thần vào hệ thống quản lý, bạn sẽ dễ dàng cập nhật và theo dõi số lượng hàng tồn kho nhanh chóng chỉ với những cái click chuột

Phần mềm Mắt Thần tích hợp chức năng thống kê báo cáo hỗ trợ chủ cửa hàng, chủ siêu thị, các nhà kinh doanh bán lẻ nắm được doanh thu, doanh số bán hàng cụ thể đến từng ngày, lịch sử giao dịch mua hàng, doanh số của từng nhân viên hay công nợ của tình chi nhánh.

Hệ thống báo cáo chính xác, đơn giản và dễ hiểu. Không những thế, thông qua hệ thống này, người quản lý có thể nắm bắt được quy trình của nhân viên bán hàng hay nhập hàng nhờ vào hệ thống báo cáo chi tiết ngay tại mọi thời điểm. Bất cứ lúc nào cần kiểm tra về doanh thu bán hàng, người quản lý đều có thể truy cập vào hệ thống sẽ có được những thống kê chi tiết.