Cách quản trị thất thoát trong doanh nghiệp

Trong các doanh nghiệp sản xuất thì luôn có bộ phận kế toán kho. Kế toán kho và thủ kho sẽ là những vị trí kiểm soát tình trạng hàng hóa doanh nghiệp. Và vấn đề thất thoát hàng hóa doanh nghiệp có lẽ là vấn đề mà kế toán viên đã từng gặp phải. Vậy thì thất thoát hàng của doanh nghiệp là gì và vì sao lại xảy ra tình trạng này?

1. Khái niệm về thất thoát hàng hóa doanh nghiệp

Thất thoát hàng hóa của doanh nghiệp có nghĩa là tình trạng bị mất hàng hóa trong kho mà không rõ nguyên nhân. Tình trạng này sẽ không bị xảy ra thường xuyên. Và mỗi lần sẽ bị mất hàng hóa với số lượng nhỏ. Nên đó được gọi là thất thoát hàng hóa.

Vấn đề thất thoát hàng hóa đã không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp sản xuất. Tuy là mỗi lần sẽ thất thoát số lượng nhỏ, nhưng gộp lại thì sẽ thành nhiều, điều này gây ra thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp. Do đó người quản trị cần phải biết rõ về nguyên nhân của việc thất thoát hàng hóa để tránh những thiệt hại xảy ra cho doanh nghiệp của mình.

2. Những nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa mà doanh nghiệp cần biết

Có rất nhiều những nguyên nhân để gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa doanh nghiệp. Bởi vì kẻ xấu sẽ có rất nhiều thủ đoạn tinh vi để có thể lấy cắp hành hóa trong doanh nghiệp. Tuy nhiên thì có 3 nguyên nhân chính gây thất thoát hàng hoá như sau:

2.1. Do khách hàng

Các doanh nghiệp sản xuất có những cửa hàng bán lẻ bên ngoài.

Nếu như bạn bị thất thoát hàng hóa thì chắc chắn cửa hàng bán lẻ sẽ là nguyên nhân. Bởi vì thông thường thì ở những cửa hàng bán lẻ sẽ rất đông. Vì quy mô không được lớn nên an ninh ở đây sẽ không được thắt chặt. Và vấn đề trộm cắp vặt ở những cửa hàng bán lẻ là chuyện thường thấy.

Có rất nhiều những khách hàng vào mua hàng nhưng lại “quên” thanh toán. Điều này xảy ra nhiều thì sẽ dẫn đến thất thoát hàng hóa. Cộng thêm việc cửa hàng không có nhiều nhân viên bán. Thường thì chỉ có 1 đến 2 nhân viên đứng ở quầy thanh toán. Đôi khi còn không có bảo vệ cho cửa hàng. Vậy nên việc bị lấy cắm hàng hóa ở cửa hàng là điều dễ thấy.

Khách hàng có rất nhiều những cách thức để gian lận trong việc mua hàng. Có thể là họ sẽ sử dụng sản phẩm tại chỗ mà không có ai phát hiện. Có những người sẽ dán tem mác khác lên với giá rẻ hơn để thanh toán.

Đối với doanh nghiệp sản xuất đóng vai trò là nhà cung cấp không có hệ thống bán lẻ

Thì tình trạng khách hàng đến trực tiếp lấy hàng tại doanh nghiệp rồi lợi dụng sự chủ quan, sơ hở để lấy hàng hóa của doanh nghiệp cũng rất phổ biến. Đôi khi việc mất hàng hóa này còn đến từ đội ngũ vận chuyển mà khách hàng thuê đến lấy hàng...

2.2. Do nhân viên nội bộ công ty làm thất thoát hàng hóa

Khi bạn phát hiện ra thất thoát hàng hóa trong công ty thì rất có thể là do chính nhân viên công ty. Bởi vì người trong công ty sẽ là người hiểu rõ nhất về chính sách hàng hóa trong công ty.

Có những trường hợp do nhân viên làm thất thoát như là lợi dụng việc giảm giá, khuyến mại. Có những người còn ghi khống hóa đơn lên cho khách hàng. Với nhiều thủ đoạn tinh vi như vậy thì việc bị thất thoát hàng hóa là không bất ngờ.

Ngoài ra, nhân viên còn liên kết với khách hàng để lấy hàng hóa của công ty gây ra thất thoát không hề nhỏ và thường khó phát hiện.

2.3. Do khâu quản lý và sự nhầm lẫn trong hóa đơn, sổ sách

Việc bị thất thoát hàng hóa cũng rất có thể là do nguyên nhân từ khâu quản lý của bạn. Bởi vì có không ít các trường hợp bán hàng ra nhưng lại quên không nhập vào phần mềm kho hàng. Hoặc những trường hợp bán hàng nhưng do khách quá đông nên không xuất hóa đơn. Không thiếu những trường hợp xuất nhập kho nhưng lại ghi sai lệch hoàn toàn trong sổ.

Vậy nên khi mà xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa. Người quản trị có thể đến kiểm tra lại khâu quản lý hàng. Kiểm tra lại toàn bộ sổ sách, áp dụng CNTT để quản trị doanh nghiệp như sử dụng các phần mềm: Quản lý bán hàng, Quản lý Kho, Kế toán, ERP...đối với những doanh nghiệp bán hàng liên quan đến cân điện tử thì dùng thêm phần mềm quản lý cân để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả. Khâu cân hàng hóa cũng là một trong những điểm nóng thường gây thất thoát cho doanh nghiệp do đó bạn có thể có thể tham khảo phần mềm quản lý cân Mắt Thần đây là phần mềm cân có nhiều tính năng giúp doanh nghiệp kiểm soát thất thoát rất tốt ngoài ra Mắt Thần còn liên kết được với nhiều phần mềm khác như Bán hàng, Kế toán, SAP ERP để dữ liệu được liên thông và đồng nhất điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý dữ liệu.