Bản tin MẮT THẦN ONLINE

Nơi chia sẻ các kinh nghiệm quản lý và kiểm soát chống thất thoát, gian lận hàng hóa!

5 biện pháp tránh thất thoát và gian lận tại trạm cân xe tải, nhà cân thực phẩm

Thất thoát và gian lận luôn là những mối lo thường trực khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu “mất ăn mất ngủ”. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này nhưng lý do chủ yếu là sự bất cẩn và cố ý của nhân viên. Làm thế nào để chấm dứt tình trạng này? Làm cách nào để có thể tránh thất thoát và gian lận tại các trạm cân?

Thường xuyên đi kiểm tra

Đa số các nhân viên sẽ làm việc nghiêm túc và chăm chỉ hơn khi có chủ quản lý ở đó. Họ sẽ không dám làm những việc như trộm cắp tiền, lấy cắp thực phẩm hay gian lận trọng lượng tại các trạm cân xe tải. Việc luôn xuất hiện của quản lý sẽ khiến họ cảm thấy bị giám sát và phải làm việc tốt hơn.

Tuy nhiên, trên thực tế, chủ doanh nghiệp là những con người rất bận rộn và không thể có mặt tại các điểm cân hàng, cân thực phẩm mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, bạn cần tìm một người đáng tin tưởng, có nghiệp vụ để thay mình điều hành, giám sát và quản lý nhân viên. Thỉnh thoảng, bạn hãy ghé đến bất ngờ và không báo trước để kiểm tra đột xuất tình hình kinh doanh cũng như thái độ làm việc của nhân viên.

Nhiều doanh nghiệp còn thành lập các ban kiểm soát nội bổ để có thể kiểm tra đột xuất các đơn vị cân hàng nhằmm tránh thất thoát tốt nhất.

Đối chiếu dữ liệu trên phần mềm và kho thực tế, doanh thu thực tế

Nhiều nhân viên cố tình lấy thực phẩm, cố tính cân gian trọng lượng hàng để cuối ngày hoặc nhân lúc sơ hở của quản lý để tuồn hàng ra ngoài, hoặc thông đồng với nhân viên lái xe lấy hàng trên xe. Cách tốt nhất để kiểm soát được tình trạng này là bạn phải có một phần mềm quản lý tốt nhất với tính năng quản lý kho, quản lý trọng lượng hàng hóa chặt chẽ. Theo dõi và đối chiếu các báo cáo nhập xuất tồn trên phần mềm với lượng hàng trong kho thực tế sẽ giúp chủ doanh nghiệp biết được là các nhân viên có hành vi dối trá hay không.

Lắp đặt camera giám sát, ghi hình và tích hợp vào phần mềm

Ngoài việc theo dõi tình hình an ninh trong tại các khu vực cân trọng lượng hàng, camera còn giúp bạn kiểm tra cách nhân viên làm việc. Hãy ưu tiên camera tại các vị trí như trong khu vực bếp, khu vực nhà cân xe tải với các vị trí nhạy cảm như đầu xe, đuôi xe, và thùng xe – nơi dễ xảy ra tình trạng gian lận trọng lượng bì, trọng lượng hàng.

Ngoài ra, trên thị trường hiện nay cung có rất nhiều phần mềm cho phép tích hợp camera chụp ảnh lưu vết trực tiếp trong các phiếu cân hàng nhắm tránh trường hợp cân sai, cân không đúng vị trí

Tích hợp với các thiết bị và phần mềm để kiểm soát cân và đồng bộ dữ liệu

Nhiều doanh nghiêp lựa chọn giải pháp đồng bộ các phần mềm như phần mềm bán hàng, phần mềm quản kho, phần mềm cân điện tử, phần mềm kế toán, phần mềm ERP, nhắm đồng bộ dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu cho nhau. Việc thất thoát và sai lệch dữ liệu hạn chế ở mức thấp nhất. Ví dụ bạn đang thực hiện các thao tác thủ công về ghi chép lại các trọng lượng hàng hoặc bạn sử dụng excel để nhập thông tin và theo dõi, đến cuối ngày bộ phần kề toán nhận báo cáo và nhập trên phần mềm, tại điểm nhạy cảm này, nhiều nhân viên cân thông đồng với kế toán để nhập sai lệch trọng lượng hàng vào phần mềm, theo đó gây thất thoát dữ liệu và trọng lượng hàng của doanh nghiệp.

Cài đặt mật khẩu và phân quyền cho từng nhân viên trên phần mềm

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường để tất cả các nhân viên dùng chung một tài khoản trên hệ thống phần mềm hoặc mọi nhân viên đều có  quyền như nhau hoặc là sự bảo mật mật khẩu của nhân viên cân là không có. Việc này chính là nguyên nhân khi xảy ra gian lận, bạn không thể tìm ra ai là người thực hiện, có tìm thì cũng khó quy được trách nhiệm. Hãy tạo các tài khoản cho mỗi nhân viên với mật khẩu riêng và không được biết mật khẩu của nhau cũng như phân quyền chi tiết cho nhân viên.

Một số phần mềm trên thị trường có thể lưu vết được các thao tác mà nhân viên cân làm. Nếu phần mềm của bạn đang có tính năng này, thì trước khi bàn giao và hướng dẫn sử dụng cho nhân viên cân hay thông báo cho họ điều này. Việc thông báo sẽ khiến cho họ lưu tâm và tập trung hơn vào công việc của mình

>>> Tham khảo giải pháp quản lý trạm cân điện tử tích hợp camera nhận dạng biển số xe tự động của DTC

>>> Chi tiết các tính năng của phần mềm cân điện tử DTC áp dụng cho các nhà cân xe tải tại đây

Biên tập: Ken

Chia sẻ

Hãy để Mắt Thần giải quyết vấn đề của bạn

Dùng thử ngay

Hỗ trợ

Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng phục vụ 7 ngày trong tuần.

Hotline (024)3557.3636

Hãy gọi ngay cho chúng tôi bất cứ lúc nào bạn cần để nhận được tư vấn và thông tin đầy đủ nhất.

E-mail: info@dtctech.vn

Mọi yêu cầu, thắc mắc của bạn hãy gửi về email hỗ trợ để được trả lời một cách nhanh nhất.